UpVisit steigert das Erlebnis. Es macht es dem Besucher leicht, seinen Tag im AI HOUSE zu planen, aber auch mehr zu entdecken, was wahrscheinlich unbemerkt bleiben würde. Was ich an der App und der Zusammenarbeit mit dem Team besonders schätze, ist, dass sie bereit waren, ein “Moonshot”-Projekt durchzuführen. Sie führten erstaunlich schnelle Feedback-schleifen durch und waren in der Lage, das Erlebnis so zu verbessern, wie wir es wollten, aber auch Nein zu sagen, wenn sie dachten, dass es keinen Sinn machte.”
Letizia Turri / ETH AI Center
50%
der BesucherInnen nutzten die App
22.221
Interaktionen in der Event-Woche
6.527
Besuchte Events in der App
Unser Kunde und seine Herausforderungen
Im Bergdorf Davos haben fünf Initiatoren zusammen das AI House Davos als Multi-Stakeholder-Plattform für verantwortungsvollen KI-Fortschritt während des Weltwirtschaftsforums 2024 ins Leben gerufen. Das Haus soll sowohl ein physisches Gebäude als auch eine Plattform für Wissensaustausch, Zusammenarbeit, gemeinsames Agenda-Setting und Aktionen sein. Im Laufe der Veranstaltungswoche des Weltwirtschaftsforums sollten einige der faszinierendsten, drängendsten und ernsthaftesten Fragen rund um KI erforscht werden, um gemeinsam die Technologie zu gestalten, die wiederum unsere Zukunft prägen wird.
Kurz gesagt: Das AI House bringt Branchenführer, Tech-Gründer, Forscher, Unter-nehmen, Investoren und politische Entscheidungsträger zusammen, um die Auswirkungen der KI auf die Welt diskutieren. Dafür wurde nicht nur ein komplettes Haus umgebaut, es wurde auch ein umfangreiches Programm mit Panel-Diskussionen, Keynotes und Deep Dives zusammengestellt, das letztendlich mehr als 80 Sessions und knapp 160 Speaker umfasste.
Die Herausforderung im AI House? Den Überblick behalten! Das Gebäude ist ein „Labyrinth“ (Letizia Turri, ETH AI Center), das Angebot an Events, Informationen und Interaktionsmöglichkeiten immens. BesucherInnen werden damit konfrontiert, sich auf einem engen und verschachtelten Raum zu orientieren, den Überblick über die angebotenen Sessions zu behalten und in der Masse an BesucherInnen nicht unterzugehen. Damit BesucherInnen den Besuch im AI House trotzdem mit einem positiven Erlebnis verbinden, musste Orientierung her: Im Gebäude und innerhalb der angebotenen Sessions und ihren SpeakerInnen.
Zusätzlich zu den inhaltlichen Herausforderungen, war für das AI House eine kurze Projektlaufzeit immens wichtig: Im Dezember fiel die Entscheidung für einen digitalen Guide. Das Programm für die Event-Woche wurde erst Anfang Januar endgültig festgezurrt. Event-Zeitraum war vom 15. bis 19. Januar 2024.
Die fünf Initiatoren des AI House erkannten, dass eine Plattform-basierte App für sie die perfekte Wahl war: kostengünstig und schnell in der Um-setzung, dank fertigem Feature-Set und KI-Unterstützung bei der Con-tent-Erstellung. Mit dem Event-Feature-Set ermöglichte UpVisit die Ori-entierung vor Ort (Indoor-Navigation), den Überblick über die angebotenen Sessions (Timetable) sowie das Zusammenstellen eines persönlichen Session-Plans für jede BesucherIn (Event-Favoriten), um kein relevantes Event zu verpassen.
Das AI House teilt die drängenden Herausforderungen mit Tausenden anderen Veranstaltungen
- ! Messen + Events müssen sich neu erfinden.
- ! Besucher sind überwältigt von der Masse an Informationen / Angeboten.
- ! Covid-19 als Katalysator für den Wandel.
Events sind lebenswichtig für Unternehmen und die Wirtschaft, aber Covid-19 hat einen Wandel ausgelöst. Viele Veranstaltungen wurden abgesagt oder verschoben, was der deutschen Eventbranche einen Schaden von rund 1,6 Millionen Euro zufügte. Als Reaktion darauf wurden Online-Events ins Leben gerufen, die Unternehmen dabei unterstützten Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.
Auch wenn inzwischen Präsenz-Events wieder aufgenommen werden, bleibt der Einfluss von Online- und Digitalformaten bestehen. Messen und Events müssen sich neu erfinden, um auch im Zeitalter der „Experience Economy“ weiter bestehen zu können. Es müssen neue Lösungen her, um BesucherInnen zu begeistern und wertige Events zu gestalten. Der Schlüssel liegt darin, den Besuchern ein personalisiertes und durchdachtes Erlebnis zu bieten. Für Veranstalter ist es von entscheidender Bedeutung, ein Gleichgewicht zu finden und zu zeigen, dass der persönliche Austausch weiterhin wichtig ist, während sie gleichzeitig auf Innovationen setzen, um das Gesamterlebnis der Visitor Journey für die Teilnehmer zu verbessern.
! Bestehende Lösungen sind teuer, riskant und brauchen ewig.
Wenn Orte spannende, multimediale Customer Journeys anbieten wollen, bleibt ihnen heute nur die Möglichkeit, diese selbst zu entwickeln oder auf Agenturen zurückzugreifen – beides ist enorm teuer und zeitaufwändig. Das führt zu zahlreichen Silo-Lösungen, die hinter den Erwartungen zurückbleiben: Es gibt über-durchschnittlich viele Beschwerden über schlechten Service oder mangelnde Akzeptanz bei den BesucherInnen sowie eine Fülle an Apps, die BesucherInnen nicht für einen einzigen Besuch installieren möchten.
! Die Erstellung von Inhalten ist mühsam.
Bei Veranstaltungen und Events werden große Mengen an Inhalten erstellt. Die Menge an Inhalten, gepaart mit einem Mangel an qualifiziertem Personal, das vorhandenes Material digitalisiert oder relevante neue Inhalte erstellt, verlangsamt den Prozess und erhöht die Kosten. Infolgedessen werden Digitalisierungsprojekte häufig initiiert, geraten aber aufgrund konkurrierender Prioritäten oft ins Stocken.
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UpVisit – mehr als nur irgendeine Event-App
Im Gespräch mit unserem Kunden wurde schnell klar, dass UpVisit die ideale Lö-sung ist, um seine Besucher zu aktivieren, zu konvertieren und zu verstehen und sie zu binden.
Lassen Sie sich von unserem Recap-Video direkt ins AI House beamen:
1. Verwinkeltes Haus mit zahlreichen Event-Flächen
Herausforderung: Das AI House ist ein zur Veranstaltungslocation umgebautes Wohn- und Geschäftshaus. Es ist verwinkelt, mehrstöckig und unübersichtlich. Für die zahlreichen Themen und Events der Forums-Woche wurden innerhalb des Gebäudes mehrere Bühnen und Event-Flächen, aber auch Workshop-Räume, Lounges und Info-Counter geschaffen. BesucherInnen sollten sinnvoll geleitet werden, sodass sie komfortabel an den angebotenen Sessions teilnehmen können.
Die Lösung: Mit Hilfe der UpVisit Indoor-Lokalisierung und -Navigation wurde es den BesucherInnen ermöglicht, sich im AI House zu orientieren. Visuell wurde dafür ein 3D-Modell aller Stockwerke umgesetzt.
2. Viele Events und ein dichtes Speaker-Lineup
Herausforderung: Während der Veranstaltungswoche war im AI House vieles geboten. Knapp 160 Speaker führten durch mehr als 80 Sessions. Für den Erfolg des Besuchs im AI House ist es für die BesucherInnen wichtig, den Überblick zu behalten, relevante Programmpunkte zu identifizieren oder sich diese zu merken.
Die Lösung: Die App zeigte das vollständige Event-Programm im AI House an. Jedes Event, jede Session wurde mit Informationen zu den Speakern, zum Inhalt und zum genauen Veranstaltungsort innerhalb des AI House dargestellt. Zudem waren die diversen Bühnen und Workshop-Räume sowie übergeordnete Themen filterbar. Danke der Option, relevante Events zu speichern, konnte sich jede BesucherIn ihren eigenen persönlichen Timetable erstellen.
3. Relevante Informationen über das Haus und AI
Herausforderung: Zusätzlich zum Programm auf den Bühnen des AI House, gab es im AI House viele spannende Dinge zu entdecken. Zum Beispiel AI-Art des Künstlers Ouchhh, aber auch relevante Punkte im Haus selbst.
Die Lösung: Die Besucher hatten die Möglichkeit, QR-Codes an relevanten Punkten, wie zum Beispiel am Cube mit AI-Art, zu scannen oder im 3D Modell zu stöbern und mehr über zu erfahren. Jedes Inhaltselement verfügte über multimedialen Content, in Form von Bildern, Texten, Audios und Videos, sowie über einen direkten Link zu einer weiterführenden Website.
4. Visitor Analytics
Herausforderung: Bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung ist es schwierig, das Verhalten aller BesucherInnen im Auge zu behalten. Wie viele BesucherInnen waren bei welcher Session? An welchen Themen waren sie besonders interessiert? Welche Programmpunkte haben sie interessiert verfolgt? Welche Speaker waren besonders gefragt? Welche Kunstwerke fanden besondere Beachtung?
Die Lösung: Mit unserer Analysefunktion ermöglichen wir es dem Organisations-Team, Verhaltensweisen zu entdecken und das AI House für die kommenden Jahre weiter zu optimieren.
5. Work-Fun-Balance
Herausforderung: Dem Orga-Team des AI House war es wichtig, auch eine Unterhaltungs-Komponente, zur Entspannung für die BesucherInnen in den Auftritt einzubauen. Ziel war es, BesucherInnen mit einem Augenzwinkern gleichermaßen zu informieren, aber auch zu unterhalten. Der Fokus im AI House sollte nicht aus-schließlich auf den hochwertigen Fachinhalten der komplexen Sessions liegen.
Die Lösung: Die AI House Schnitzeljagd! Mit Hilfe des Gamification-Features haben wir eine Schnitzeljagd im AI House aufgesetzt. Es galt, die drei AI-Art Pieces zu finden und durch den Scan des jeweiligen QR-Codes zu dokumentieren. Als Gewinn konnten die TeilnehmerInnen des Games eine AI House Mütze am Info-Counter abgreifen.
6. Connection nach dem Besuch
Herausforderung: Nach dem Besuch des AI House gibt es keine weitere Verbindung zu der Veranstaltung und den Speakern. Die BesucherInnen möchten das erworbene Wissen behalten, aber es ist schwierig, alles im Gedächtnis oder in Papierform zu speichern.
Die Lösung: Die BesucherInnen können alle Events und Inhalte, die sie in der App gespeichert haben, auch nach Verlassen des AI House noch in der App abrufen. Die Events verlinken nun nicht mehr zur Registrierung, sondern zum Mitschnitt des Livestreams, sodass keine Information verloren geht.
Der Kunde entschied sich für die All-Inclusive-Lizenz von UpVisit in Kombination mit einem individuellen Content-Paket: Unser Places-Team unterstützte das Team des AI House bei der Erstellung und Digitalisierung aller Inhalte für das Event.
Projektlaufzeit, zwischen Abschluss der Lizenz und Go Live des AI House? 13 Arbeitstage!
UpVisit überzeugte die Initiatoren des AI House im Vergleich zu anderen Lösungen durch die extrem schnelle und kostengünstige Integration. Sie schätzten vor allem den Plattform-Ansatz, der ihnen langfristigen Zugang zu den neuesten Funktionen unserer App ermöglicht. Dank KI-Integration konnte die Vielzahl der Inhalte schnell mit Bildern und Audio-Files angereichert werden.
Das Feature-Set
Das AI House wurde mit diesen Funktionen der UpVisit-Plattform realisiert:
Ergebnisse
Von den 4.000 BesucherInnen des AI House hatten 50% die App vor Ort im Einsatz und sich intensiv mit der App und ihren Inhalten beschäftigt. Insgesamt gab es in den fünf Event-Tagen innerhalb der App mehr als 22.000 Interaktionen mit Inhalten, Events und unserem Game. Allein 6.500 Interaktionen davon entfallen auf die Events an sich. Mehr als 100 BesucherInnen hatten sich im vollgepackten Zeitplan der Forums-Woche Zeit genommen, die AI-Art Schnitzeljagd zu spielen.
Die BesucherInnen lobten vor allem die Unterstützung bei der Navigation im Haus sowie die Möglichkeit, sich einen persönlichen Timetable aller relevanten Events zu erstellen.
! Warum das AI House nicht mehr ohne UpVisit sein will:
- … ein unvergessliches Erlebnis für die BesucherInnen.
- … auch nach der Veranstaltungswoche bleibt der Kontakt bestehen.
- … wertvolle Kundeneinblicke über unser Analysetool.
- … eine einfache und personalisierte Erfahrung für alle BesucherInnen.
- … das unschlagbare Preis-Leistungs-Verhältnis.
- … das schnelle Onboarding bis zum Go Live (13 Tage).
- … barrierefrei + mehrsprachig.
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