Case Study: Wie eine Messe mit digitaler Unterstützung BesucherInnen begeistert.

Messen sind lebenswichtig für Unternehmen und die Wirtschaft, aber Covid-19 hat einen Wandel ausgelöst. Viele Veranstaltungen wurden abgesagt oder verschoben, was der deutschen Messewirtschaft einen Schaden von rund 1,6 Millionen Euro zufügte. Als Reaktion darauf wurden Online-Messen ins Leben gerufen, die den Unternehmen teilweise Abhilfe schafften, um Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.

Fotos: Landesmesse Stuttgart GmbH / LDF GmbH / 42 Heilbronn gGmbH

Mit freundlicher Unterstützung von:

UpVisit ist eine perfekte Ergänzung zu Fach- und Publikumsmessen. Die App ergänzt jede Messe unabhängig vom Thema und ermöglicht den Besuchern die Besuchsvorbereitung, die Orientierung auf der Messe, Informationen zu allen Ausstellern und die Teilnahme an (selbst-) geführten Messe-Touren. Darüber hinaus können das umfangreiche Vortragsprogramm sowie Details zu den Speakern in der App abgebildet werden.

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Die junge Zielgruppe bis zu 50 Jahren ist am meisten begeistert

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Einsparung.
Im Vergleich zur Eigenentwicklung

!  Die Zielgruppen verlagern sich auf digitale Messen und Events.
!  Besucher sind überwältigt von der Masse an Informationen / Angeboten.
!  Covid-19 als Katalysator für den Wandel.

Drängende Herausforderungen für Messe-Veranstalter

Messen sind lebenswichtig für Unternehmen und die Wirtschaft, aber Covid-19 hat einen Wandel ausgelöst. Viele Veranstaltungen wurden abgesagt oder verschoben, was der deutschen Messewirtschaft einen Schaden von rund 1,6 Millionen Euro zufügte. Als Reaktion darauf wurden Online-Messen ins Leben gerufen, die den Unternehmen teilweise Abhilfe schafften, um Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.

Auch wenn die Covid nachlässt und die Präsenzmessen wieder aufgenommen werden, bleibt der Einfluss von Online- und Digitalformaten bestehen, so dass sich die Entscheidungsträger der Branche mit den Chancen und Herausforderungen des verstärkten Technologieeinsatzes auseinandersetzen müssen. Die rasante Entwicklung von neuen, auch hybriden, Veranstaltungsformaten erfordert von Messeveranstaltern eine geschickte Balance zwischen physischen und virtuellen Elementen.

Für Messeveranstalter ist es von entscheidender Bedeutung, auf Innovationen zu setzen, um die Visitor Journey für Teilnehmer und Aussteller zu verbessern. Der Schlüssel liegt darin, den Besuchern ein personalisiertes Erlebnis zu bieten und dieses unter Berücksichtigung neuer Technologien nahtlos in den Messebesuch einzubinden.

Die Visitor Journey bezieht sich auf die gesamte Erfahrung, die ein Besucher oder auch ein Aussteller von dem Moment an hat, in dem er sich für die Teilnahme an der Messe interessiert, bis zu dem Zeitpunkt, an dem er nach dem Messebesuch zu Hause / zurück im Office die Messe Revue passieren lässt und für sich bewertet.

Diese Reise umfasst verschiedene Phasen und Interaktionen, die darauf abzielen, dem Besucher ein positives und erfüllendes Erlebnis zu bieten.

Die Gestaltung einer positiven Visitor Journey ist entscheidend für den Erfolg einer Messe, da sie nicht nur die Zufriedenheit der Teilnehmer und Aussteller beeinflusst, sondern auch ihre Bereitschaft, zukünftig an ähnlichen Veranstaltungen teilzunehmen. Daher ist es wichtig, die Bedürfnisse der Zielgruppen in jeder Phase zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Gleichzeitig wird die Fähigkeit, relevante Einblicke aus Daten zu gewinnen und diese in die Optimierung von Veranstaltungsplanung, Marketingstrategien und Kundenbeziehungen zu integrieren, zu einem zentralen Erfolgsfaktor. Dabei sind Datenschutzkonformität und ethischer Umgang mit gesammelten Daten entscheidend.

Kurz gesagt: Die Schaffung von attraktiven, interaktiven und digitalen Erlebnissen, angepasst an die Bedürfnisse von Teilnehmern und Ausstellern, gewinnt an Bedeutung, um eine langfristige Bindung und Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

Okay, aber warum hat dann nicht längst jede Messe eine erfolgreiche Messe-App?

Bestehende Lösungen sind teuer, langwierig, riskant.

Wenn Messen eine spannende, multimediale Visitor Journey anbieten wollen, bleibt ihnen heute nur die Möglichkeit, diese selbst zu entwickeln oder auf Agenturen zurückzugreifen – beides ist enorm teuer und zeitaufwändig. Das führt zu zahlreichen Silo-Lösungen, die hinter den Erwartungen zurückbleiben: Es gibt überdurchschnittlich viele Beschwerden über schlechten Service oder mangelnde Akzeptanz bei den Besuchern sowie eine Überfülle an Apps, die der Verbraucher nicht für einen einzigen Messe-Besuch installieren möchte.

Die Lösung wird nicht ganzheitlich gedacht.

Für Messe-Apps wird häufig derselbe Ansatz verwendet: Den bislang gedruckten Messe-Guide digital abzubilden. Dabei ist es bei der Entwicklung einer Messe-App von entscheidender Bedeutung, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen.

Eine durchdachte, ganzheitliche Gestaltung gewährleistet, dass die App nicht nur isolierte Funktionen bietet, sondern eine nahtlose und umfassende Erfahrung für die Besucher und Aussteller schafft. Von der Anmeldung über den Hallenplan bis hin zu interaktiven Features und Networking-Tools sollte die App einen konsistenten Fluss bieten. Dies fördert nicht nur eine integrierte Nutzererfahrung, sondern ermöglicht auch eine effiziente Informationsvermittlung und optimierte Interaktion und Vernetzung zwischen Teilnehmern, Ausstellern und Organisatoren.

Durch eine ganzheitliche Sichtweise können zudem Technologien wie Gamification oder QR-Codes effektiv integriert werden. Die Benutzerfreundlichkeit wird gesteigert, die Akzeptanz erhöht, und die App bietet eine solide Grundlage für Erfolgsmessungen und zukünftige Erweiterungen. Insgesamt ist ein ganzheitlicher Ansatz der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Messe-App nicht nur als Werkzeug, sondern als integraler Bestandteil des Messeerlebnisses wahrgenommen wird.

Die Erstellung von Inhalten ist mühsam.

Bei Veranstaltungen und Messen werden große Mengen an Inhalten erstellt. Die Menge an Inhalten, gepaart mit einem Mangel an qualifiziertem Personal, das vorhandenes Material digitalisiert oder relevante neue Inhalte erstellt, verlangsamt den Prozess und erhöht die Kosten. Infolgedessen werden Digitalisierungsprojekte häufig initiiert, geraten aber aufgrund konkurrierender Prioritäten oft ins Stocken.

 

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UpVisit – mehr als nur irgendeine Messe-App

Im Gespräch mit Messe-Veranstaltern wurde schnell klar, dass UpVisit die ideale Lösung ist, um Besucher zu aktivieren, zu verstehen und sie zu binden.

1. Große Fläche mit vielen Ausstellern

Herausforderung: An einer Messe nehmen zahlreiche Aussteller teil. Für die Besucher ist es schwierig, sich über die einzelnen Aussteller zu informieren und für sie relevante Aussteller vor Ort in den Messehallen zu finden.

Die Lösung: Grundrisse der Hallen und des Messegeländes können in UpVisit angezeigt und mit multimedialen Aussteller-Informationen verknüpft werden. Dank Indoor-Navigation können sich die Besucher problemlos durch die verschiedenen Hallen und Stände bewegen und die für sie relevanten Aussteller finden.

2. Aussteller mit vielen Informationen

Herausforderung: Auf einer Messe sind nicht nur viele Aussteller zu finden, jeder Aussteller für sich bietet eine Fülle von Informationen, die überwältigend sein kann.

Die Lösung: Mit UpVisit verfügt Aussteller über multimediale Inhalte in Form von Bildern, Texten, Audios und Videos sowie über einen direkten Link zu seiner Website / seinem Newsletter / seinem Termin-Buchungstool etc. Besucher können die bereitgestellten Informationen direkt über die Suche in der App abrufen – oder vor Ort, am Stand des Ausstellers, den UpVisit QR-Code scannen, um mehr zu erfahren. Zusätzlich können relevante Aussteller auf einer persönlichen Merkliste abgespeichert werden, um sich anhand der eigenen Merkliste durch die verschiedenen Hallen und Stände zu bewegen.

3. Ein eng getaktetes Programm: Keynotes, Workshops und Speaker.

Herausforderung: Neben den Ausstellern gibt es auf Messen inzwischen zahlreiche weitere Veranstaltungen und Aktivitäten, wie zum Beispiel Workshops oder Masterclasses, sowie ein volles Bühnenprogramm mit Keynotes und Panel-Talks. Für Besucher ist es oftmals verwirrend, die relevanten Angebote und Themen im Timetable zu finden und rechtzeitig an der richtigen Bühne zu stehen.

Lösung: UpVisit zeigt das vollständige Programm einschließlich Detail-Informationen zu den Programmpunkten und Speakern an. Besucher haben die Möglichkeit, sich zu informieren, relevante Programmpunkte zu finden und die Programmpunkte, an denen sie teilnehmen wollen, zu speichern.

4. Sprachbarriere

Herausforderung: Zahlreiche Messen sind ein Magnet für internationale Besucher. Damit kein Besucher ausgeschlossen wird, sollten alle Inhalte in mehreren Sprachen angeboten werden.

Die Lösung: Dank der KI-Unterstützung in unserem Content-Management-System können Inhalte in unserer App innerhalb kürzester Zeit als Audiodatei oder Text und/oder in verschiedenen Sprachen angeboten werden. Die Sprache der Inhalte orientiert sich dabei an der im Endgerät eingestellten Sprache.

Auf diese Weise schaffen wir nicht nur Mehrsprachigkeit. Die Tatsache, dass die Inhalte mit verschiedenen Sinnen erlebt werden können, schafft auch einen barrierefreien Zugang.

5. Organisatorischer Aufwand: Guided Tours

Herausforderung: Geführte Messe-Touren sind ein beliebtes Instrument, um Fachbesucher gezielt mit den Experten / Ausstellern zu einem festgelegten Themengebiet in Verbindung zu bringen. Die Organisation dieser Touren, inkl. Terminfindung, Steuerung der Guides, Anmeldemöglichkeit für die Teilnehmer sowie Ausgabe und Rücknahme der Headsets ist aufwändig und fällt oftmals dem Personalmangel zum Opfer.

Die Lösung: Mit dem Gamification-Feature der UpVisit-App können Besucher animiert werden, eine Thementour über die Messe zum selbstgewählten Zeitpunkt eigenständig zu starten. Keine Guides, keine Headsets, kein Stress.

6. Fehlender Einblick in die Bedürfnisse

Herausforderung: Bei einer Veranstaltung in der Größenordnung einer Messe ist es schwierig, das Verhalten aller Besucher im Auge zu behalten. Wie viele Besucher nehmen teil? An welchen Themen sind sie besonders interessiert? Welche Veranstaltungen haben sie verfolgt? Welche Redner haben sie besucht?

Die Lösung: Mit unserer Analysefunktion ermöglichen wir es dem Organisations-Team, Verhaltensweisen zu entdecken und die Messe für die kommenden Jahre weiter zu optimieren.

7. Fehlende Connection nach dem Besuch

Herausforderung: Nach dem Messebesuch gibt es oftmals keine weitere Verbindung zu der Veranstaltung und den Ausstellern. Die Besucher möchten das erworbene Wissen behalten, aber es ist schwierig, alles im Gedächtnis oder in Papierform zu speichern.

Die Lösung: Die Besucher können alle Aussteller und Inhalte, die sie in der App gespeichert haben, auch nach Verlassen des Messe-Geländes noch sehen. Auf diese Weise können sie, wenn sie dorthin zurückkehren oder eine direkte Verbindung zu ihren Websites und Kontaktformularen herstellen möchten, dies problemlos tun.

Ein Auszug aus dem UpVisit Feature-Set:

Mit unserer halbautomatischen Inhaltserstellung und der Hilfe von generativer KI erhält jede Fach- oder Publikumsmesse in Rekordzeit alle Vorteile einer eigenen App – zum Preis einer gedruckten Broschüre.

Und das Beste: Indoor-Navigation, die Übersicht aller Aussteller, das Programm der Messe, die Übersicht aller Speaker, die Audio-Touren und die Guided Tours können innerhalb von 3 Tagen erstellt werden.

♥ Warum keine Messe mehr ohne UpVisit sein sollte:

  • Mehr Besucher.
  • Unvergessliche Erlebnisse für Besucher.
  • Dauerhafte Verbindung zu den Besuchern.
  • Wertvolle Kundeneinblicke über unser Analysetool.
  • Einfache und personalisierte Erfahrung für Besucher.
  • Unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis.
  • Kurze Umsetzungszeit (3 Tage).
  • Kein Besucher wird zurückgelassen: barrierefrei + mehrsprachig.

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