Großevents und Großveranstaltungen werden immer komplexer. Sicherheitsaspekte werden immer wichtiger. Event-Veranstalter suchen daher nach innovativen Lösungen, um Besucherströme effizient zu lenken und gleichzeitig ein maximales Erlebnis zu bieten. Die Kieler Woche, eines der größten Volksfeste der Welt, zeigt eindrucksvoll, wie die digitale Event-App UpVisit diese Herausforderungen meisterte.
Unser Kunde und seine Herausforderungen
Die Kieler Woche, eines der größten Segelevents der Welt, zieht jährlich Millionen von Menschen an. Doch nicht nur für Segler hat die Kieler Woche einiges zu bieten, mittlerweile hat sie sich zu einem Stadtfest entwickelt, bei dem für jeden etwas dabei ist: ein umfangreiches Kulturprogramm mit Konzerten internationaler Künstler, Jahrmarkt, Theateraufführungen, internationaler Markt mit Speisen aus aller Welt, Kinderprogramm, und natürlich das traditionelle Feuerwerk, mit welchem die Kieler Woche jedes Jahr beendet wird.
Um die Vielfalt der Programmpunkte sowie die zahlreichen Locations und Veranstaltungsorte erfolgreich zu koordinieren, benötigte das Team der Kieler Woche eine App, die mehr kann, als nur belanglose Informationen liefern.
Die Kieler Woche in Zahlen
70
Nationen
> 2.000
Events
3-4 Mio
BesucherInnen
Mit ihrem vielfältigen Angebot zieht die Kieler Woche jedes Jahr zwischen 3 und 4 Millionen BesucherInnen aus mehr als 70 Nationen an. Im Jahr 2024 gab es über mehrere Tage verteilt über 2.000 Programmpunkte – darunter alleine 500 abendliche Konzerte. Für die BesucherInnen war es bisher schwer, sich einen Überblick zu verschaffen und die Events zu finden, die für sie persönlich am interessantesten sind. Auch die Navigation und Orientierung vor Ort ist für nicht ortsansässige Menschen schwierig, da die Angebote im gesamten Stadtgebiet verteilt sind.
Eine weitere Herausforderung für die Organisatoren der Kieler Woche war die Kommunikation von Sicherheitsmitteilungen an möglichst viele Menschen. Im Vorjahr kam es zu einigen sicherheitskritischen Situationen, in denen Bereiche evakuiert oder sonstige Mitteilungen an BesucherInnen kommuniziert werden mussten. Bisher fehlte dem Kieler-Woche-Team eine zuverlässige technische Lösung, um in solchen kritischen Situationen schnell zu kommunizieren.
Viele Stadtfeste stehen vor denselben Herausforderungen wie die Kieler Woche
- BesucherInnen erwarten digitale Lösungen
- Große Mengen an Informationen erschweren den Überblick
- In Notfällen muss schnell und zuverlässig kommuniziert werden
Der digitale Wandel sorgt dafür, dass innovative Lösungen heute kein Nice-to-Have, sondern ein Must-Have für zukunftssichere Stadtfeste sind. Viele BesucherInnen geben sich nicht mehr mit klassischen Kommunikationsmethoden wie gedruckten Flyern u.ä. zufrieden. Digitale Lösungen sind flexibler nutzbar und zudem deutlich umweltfreundlicher.
Bestehende Lösungen sind teuer, riskant und brauchen ewig.
Wenn Events spannende, multimediale Customer Journeys anbieten wollen, bleibt ihnen heute nur die Möglichkeit, diese selbst zu entwickeln oder auf Agenturen zurückzugreifen – beides ist enorm teuer und zeitaufwändig. Das führt zu zahlreichen Silo-Lösungen, die hinter den Erwartungen zurückbleiben: Es gibt überdurchschnittlich viele Beschwerden über schlechten Service oder mangelnde Akzeptanz bei den BesucherInnen sowie eine Fülle an Apps, die BesucherInnen nicht für einen einzigen Besuch installieren möchten.
Die Erstellung von Inhalten ist mühsam.
Bei Veranstaltungen und Events werden große Mengen an Inhalten erstellt. Die Menge an Inhalten, gepaart mit einem Mangel an qualifiziertem Personal, das vorhandenes Material digitalisiert oder relevante neue Inhalte erstellt, verlangsamt den Prozess und erhöht die Kosten. Infolgedessen werden Digitalisierungsprojekte häufig initiiert, geraten aber aufgrund konkurrierender Prioritäten oft ins Stocken.
Die UpVisit-App erwies sich als das Herzstück der digitalen Besucherführung. Mit interaktiven Lageplänen wurden die Veranstaltungsorte übersichtlich dargestellt, während der integrierte Eventkalender den Besuchern eine personalisierte Planung ermöglichte. Zudem ermöglichten die Push-Benachrichtigungen ein flexibles und schnelles Sicherheitsmanagement – ein entscheidender Faktor bei Großveranstaltungen in der heutigen Zeit.
In 8 Tagen zur eigenen App fürs 9-tägige Festival
Im Gespräch mit unserem Kunden wurde schnell klar, dass UpVisit die ideale Lösung ist, um den BesucherInnen der Kieler Woche Information, Navigation und Sicherheit zu bieten.
Da die Kieler Woche unser Enterprise-Modell wählte, arbeitete das Team von UpVisit eng mit den Organisatoren zusammen, um sie bei der Erstellung von Inhalten zu unterstützen und personalisierte Features und Schnittstellen bereitzustellen.
Mehr als 2.000 Programmpunkte in der Event-Woche
Herausforderung: Die Kieler Woche bietet tausende Programmpunkte und Events. Der Überblick geht dabei schnell verloren und es ist sehr mühsam, die passenden Veranstaltungen zu finden.
Lösung: Alle Events der Kieler Woche wurden durch die UpVisit-Schnittstelle automatisch in die UpVisit App importiert. Umfassende Such- und Filterfunktionen machen es BesucherInnen einfach, ihre persönlichen Lieblings-Events zu finden. Events können in der UpVisit App zu einem persönlichen Programm gespeichert oder in den Kalender exportiert werden.
Zahlreiche Veranstaltungsorte in gesamtem Stadtgebiet verteilt
Herausforderung: Die Veranstaltungen der Kieler Woche finden an vielen verschiedenen Orten statt – in der Innenstadt, an der Kiellinie oder ganz draußen, in Schilksee. Auswärtige BesucherInnen, die sich nicht auskennen, benötigen Hilfe bei der Orientierung und Navigation.
Lösung: Ein interaktiver, illustrierter Stadtplan in der UpVisit App zeigt die unterschiedlichen Veranstaltungsorte und deren Position. Innerhalb jedes Programmpunktes ist zudem die Lage des Events angegeben, sowie ein Link zu den beliebtesten externen Navigations-Apps.
Im Notfall werden Sicherheitsmitteilungen benötigt
Herausforderung: Im Ernstfall müssen BesucherInnen zuverlässig über Sicherheits-Vorkehrungen wie beispielsweise Evakuierungen bestimmter Gebiete informiert werden.
Lösung: Über das UpVisit Content Management System können jederzeit Mitteilungen an App-NutzerInnen gesendet werden. Dabei werden nur die NutzerInnen informiert, die sich auf dem Event befinden oder sich für dieses interessieren. Dieses Feature kann perfekt für eine zuverlässige Kommunikation in Krisenmomenten genutzt werden.
Ergebnisse
45.362
BesucherInnen nutzten die App
949.950
Interaktionen in der Kieler Woche Experience
19.130
Events wurden gespeichert
Über 45.000 BesucherInnen hatten die UpVisit App vor Ort im Einsatz und haben sich intensiv mit der App und ihren Inhalten beschäftigt. Insgesamt gab es an allen Veranstaltungstagen fast 1 Million Interaktionen mit den Inhalten, Events und Stadtplan der Kieler Woche. Die NutzerInnen speicherten über 19.000 Events.
Die BesucherInnen lobten vor allem die übersichtliche Darstellung der Programmpunkte und die interaktive Karte.
Warum die Kieler Woche UpVisit nicht mehr vermissen möchte:
- Hilfreiche und personalisierte Orientierung für BesucherInnen
- Auch nach der Veranstaltung bleibt der Kontakt bestehen
- Wertvolle Einblicke in das Verhalten der BesucherInnen über unser Analysetool
- Unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis
- Schnelles Onboarding bis zum Go Live und aktive Unterstützung bei der Erstellung von Inhalten
- Barrierefreie + mehrsprachige Lösung
“UpVisit hat unseren Besuchern total dabei geholfen, die Vielfalt an Veranstaltungen während der Kieler Woche besser für sich zu organisieren.”
Alexandra Brecht, Kieler Woche
Für Event-Veranstalter, die in der kommenden Saison planen, ist die Integration einer Event-App nicht mehr nur ein ‚Nice-to-have‘. Die Nutzung von Funktionen wie interaktiven Lageplänen, Eventkalender und Push-Benachrichtigungen hat sich als erfolgsentscheidend erwiesen – und ist unverzichtbar, um den steigenden Anforderungen der Besucher und der Sicherheitsbehörden gerecht zu werden.
Plane dein nächstes City-Event smarter, sicherer und effizienter – mit der UpVisit-App. Vereinbare noch heute eine Demo und erfahre, wie UpVisit deine Eventorganisation revolutionieren kann.
